Projektmanagement bedeutet, eine umfangreiche Aufgabe ziel- und kundenorientiert zu steuern, zu organisieren und zu kontrollieren. Es schafft ein gemeinsames Vorgehen, damit Zeit, Kosten, Personen und Qualität im Blick bleiben.

Ein Projekt besitzt eine Aufgabenstellung mit einer noch nicht vollständig bekannten Lösung, einen klaren Start- und Endtermin, Kostenvorgaben, verfügbare Mitarbeitende und bestimmte Anspruchsgruppen. Je mehr offene Fragen und Beteiligte vorhanden sind, desto wichtiger werden Führung, Kommunikation und geeignete Methoden.

Tagesgeschäft wiederholt sich regelmässig und folgt bekannten Abläufen. Ein Projekt ist dagegen einmalig, zeitlich begrenzt und auf ein überprüfbares Ergebnis ausgerichtet. Nicht jede grössere Aufgabe ist deshalb automatisch ein Projekt.

Das Skript ordnet Projekte nach zwei Kriterien: Anzahl offener Fragen und Anzahl der Anspruchsgruppen. Daraus entstehen Routineprojekt, komplexes Standardprojekt, Potenzial- oder Innovationsprojekt und Pionierprojekt.

Ein Routineprojekt besitzt wenige offene Fragen und wenige Anspruchsgruppen. Ein komplexes Standardprojekt hat eine weitgehend bekannte Lösung, aber viele Beteiligte. Beim Potenzial- oder Innovationsprojekt sind viele Fragen offen, während nur wenige Gruppen beteiligt sind. Beim Pionierprojekt treffen viele offene Fragen auf viele Anspruchsgruppen.

Die Einordnung bestimmt den Führungsbedarf: Mit steigender Unsicherheit und Zahl der Beteiligten wachsen Abstimmung, Risiko, Dokumentationsbedarf und der Bedarf an kreativer Lösungsfindung.

Anspruchsgruppen sind Personen oder Organisationen, die ein Projekt beeinflussen oder von ihm betroffen sind. Sie haben unterschiedliche Erwartungen, Informationen und Entscheidungsmöglichkeiten.

Eine frühe Übersicht verhindert, dass wichtige Beteiligte vergessen werden. Für jede Gruppe wird geklärt, was sie benötigt, wann sie einbezogen wird und über welchen Kanal sie Informationen erhält.

Interne Anspruchsgruppen sind beispielsweise Geschäftsleitung, Projektteam und Mitarbeitende. Externe Anspruchsgruppen können Kundschaft, Lieferanten, Behörden, Nachbarschaft oder Medien sein. Widersprüchliche Interessen werden früh sichtbar gemacht und mit dem Auftraggeber priorisiert.

Ein Event ist ein Anlass oder eine Veranstaltung. Eventmanagement umfasst dessen Gestaltung und Umsetzung. Weil jeder Anlass andere Ziele, Beteiligte, Zeit- und Budgetvorgaben besitzt und verschiedene Lösungen möglich sind, ist Eventmanagement immer auch Projektmanagement.

Betriebliche Events sind beispielsweise ein Tag der offenen Tür, Weihnachtsessen, Weiterbildungsworkshop, Firmenjubiläum, Firmenausflug oder eine Generalversammlung.

Vor der Detailplanung werden Ziele, Finanzen, Zeit, Anspruchsgruppen, Ideen, Ort und Infrastruktur, Transport, Kommunikation sowie das Terminprogramm geklärt. Zusätzlich gehören Verantwortlichkeiten, Sicherheit, Bewilligungen und ein Vorgehen bei Störungen in die Planung.