Das Pareto-Prinzip beschreibt die Beobachtung, dass ein grosser Teil des Ergebnisses oft mit einem kleinen Teil des Einsatzes erreicht wird. Häufig wird dafür das Verhältnis 80 zu 20 verwendet.

Die Methode hilft, wirkungsvolle Aufgaben zuerst zu bearbeiten. Sie ist keine exakte Rechenregel und kein Grund für schlechte Qualität, sondern eine Entscheidungshilfe gegen unnötigen Perfektionismus.

Praktisch wird zuerst das gewünschte Ergebnis geklärt. Danach werden die wenigen Tätigkeiten identifiziert, die dafür den grössten Beitrag leisten. Erst wenn das brauchbare Kernergebnis gesichert ist, wird entschieden, welche Verfeinerungen zusätzlichen Nutzen bringen.

Die ABC-Methode ordnet Aufgaben nach dem Verhältnis von Bedeutung beziehungsweise Ertrag und Zeitaufwand. Im Modell des Skripts liefern A-Aufgaben ungefähr 65 Prozent des Ertrags bei etwa 15 Prozent Zeitaufwand, B-Aufgaben je etwa 20 Prozent und C-Aufgaben nur etwa 15 Prozent Ertrag bei rund 65 Prozent Zeitaufwand.

A-Aufgaben sind sehr wichtig, meist persönlich zu bearbeiten und nicht beliebig delegierbar. B-Aufgaben sind wichtig und teilweise delegierbar. C-Aufgaben besitzen einen vergleichsweise kleinen Wert, beanspruchen aber häufig viel Zeit, etwa durch Routine und Administration.

A-Aufgaben erhalten zuerst ausreichend Zeit. B-Aufgaben werden danach eingeplant. C-Aufgaben werden vereinfacht, gebündelt, sinnvoll delegiert oder bewusst später erledigt. Die Prozentsätze sind Orientierungswerte und werden nicht mechanisch auf jeden Arbeitstag übertragen.

Die Eisenhower-Matrix beurteilt jede Aufgabe nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dadurch entstehen vier Felder: sofort erledigen, terminieren, delegieren und weglassen.

Wichtig ist eine Aufgabe, wenn sie wesentlich zu einem Ziel beiträgt. Dringend ist sie, wenn sie zeitnah erledigt werden muss. Lautstärke oder Druck allein machen eine Aufgabe noch nicht wichtig.

Wichtig und dringend wird sofort bearbeitet. Wichtig, aber nicht dringend erhält einen festen Termin. Dringend, aber weniger wichtig wird – wenn Verantwortung und Kompetenz es erlauben – delegiert. Weder wichtige noch dringende Aufgaben werden gestrichen oder bewusst zurückgestellt.

Im Unterschied zur ABC-Methode betrachtet Eisenhower zusätzlich die zeitliche Dringlichkeit. Eine Aufgabe kann deshalb einen hohen Wert besitzen, ohne heute erledigt werden zu müssen.

ALPEN steht für Aufgaben und Aktivitäten zusammenstellen, Länge der Tätigkeiten schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen über Prioritäten treffen und Nachkontrolle durchführen.

Zuerst werden alle festen Termine und Aufgaben vollständig notiert. Danach wird für jede Tätigkeit eine realistische Dauer geschätzt. Aufgaben werden mit ABC oder Eisenhower priorisiert und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht.

Das Skript empfiehlt, nur ungefähr 60 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit fest zu verplanen. Die restliche Zeit dient als Puffer für Unvorhergesehenes und für soziale Aktivitäten wie Rückfragen, kurze Absprachen oder Pausen.

Bei der Nachkontrolle werden erledigte Aufgaben markiert und Schätzzeit sowie tatsächlicher Aufwand verglichen. Unerledigte Aufgaben werden nicht einfach kopiert, sondern erneut priorisiert und bewusst auf einen neuen Termin gelegt.

Die persönliche Arbeitstechnik wird in Personal Skills II weitergeführt. Dort werden Ziele mit der SMART-Methode formuliert, kleinere Events als Projekte geplant und Ergebnisse adressatengerecht präsentiert.

Damit sind die VSH-Leistungsziele 6.2 und 6.3 über beide Kursteile hinweg abgedeckt: Personal Skills I vermittelt Selbstmanagement und Priorisierung; Personal Skills II vertieft Zielsetzung, Eventorganisation und Präsentationstechnik.